A necessidade de gestão mais eficaz está a alterar o formato dos eventos presenciais para eventos híbridos. O futuro vislumbra muito mais eventos com funcionalidades digitais.
Não há dúvida que os eventos são um canal de marketing fundamental para as organizações atingirem os seus objectivos. Eventos no formato presencial são, como sempre foram, o formato preferencial das organizações, pois fornecem uma hipótese única das empresas interagirem directamente com o seu público, fornecedores e competidores. Assim como são o formato preferencial dos visitantes. Todos querem ir para ver e tocar e muitas vezes também para serem vistos, mesmo os participantes. Veja o caso da websummit é um evento híbrido, pelo menos, desde que se iniciou em Portugal, mas apenas em 2020 foi apenas no digital por necessidade de circunstâncias.
O Presencial é parte integrante dos eventos híbridos
Um evento híbrido não procura substituir as mais valias de um evento presencial, mas antes complementar e adicionar valor e operacionalidade.
Existem muitos canais de marketing digital como o email, conteúdos relevantes e educativos e até publicidade online, que abrem novas oportunidades de networking, negócios e formação. Com o valor acrescentado do digital e mantendo o evento presencial, consegue obter funcionalidades adicionais, outro tipo de métricas e novas formas de interacção com os utilizadores.
Porquê o crescimento dos eventos híbridos
Facilitar a comunicação entre as empresas e o seu público é cada vez mais crítico e como tal, mais valorizado, daí que os eventos tradicionais e presenciais não irão desaparecer mas é expectável que se tornem cada vez mais híbridos.
As grandes empresas canalizam a maior parte do seu investimento em acções de marketing para os eventos. E os eventos presenciais são os que obtêm maior impacto na concretização dos objectivos das organizações pelas experiências que conseguem proporcionar.
Por isso verifica-se que as organizações continuam a investir neste tipo de eventos, mas com integração de ferramentas tecnológicas de forma a obter melhores resultados, experiências e métricas sobre os seus investimentos.
Novas tendências em eventos híbridos e novas tecnologias
Para os organizadores
Os gestores executivos podem ter alguma reticência inicial em aderir a este tipo de tecnologias, mas depressa se apercebem dos benefícios ao verificar os resultados obtidos. Muitas grandes organizações já utilizam softwares para gestão de eventos pois os benefícios de utilizar as novas tecnologias permite-lhes acima de tudo obter métricas de ROI (Return on investment), melhorar a eficiência de todas as operações, conseguindo atingir os resultados esperados.
A experiência das organizações com este tipo de ferramentas é fundamental, pois quanto mais as utilizam mais facilmente conseguem compreender como estas ferramentas digitais podem ajudar cada vez mais no futuro a melhorar os seus eventos presenciais.
Embora os eventos presenciais assumam grandes valores nos investimentos de marketing das organizações, um dos maiores problemas que se detecta é a obtenção de métrica de ROI e de métricas para apresentar aos seus parceiros e patrocinadores. As tecnologias do futuro abrem novas portas. Daí o surgimento cada vez maior de eventos híbridos.
Para os participantes
Providenciar uma experiência personalizada e que vá ao encontro dos interesses do público alvo é muito importante para as todas as organizações e parceiros que participam nestes eventos. É essencial que as sessões, trocas e negócios mantenham sempre um elevado nível de interesse e atraiam o público certo.
Em eventos digitais poderá ser mais difícil avaliar a reação imediata do público, mas pode ser facilitado com pedidos de opinião e outros pedidos de interacção como a gamification.
Além disso, o digital pode trazer vantagens também ao nível de participação, com uma série de novos canais e meios de interacção que são do interesse do público e que já fazem parte integrante do seu modo de vida. Como é o caso das aplicações mobile que permitem dar acesso instantâneo a todos os detalhes do evento, como sessões a decorrer, a planta do evento, facilidade de ver a agenda em qualquer momento ou local que se encontrem, interagir com outros participantes, entre muitas outras acções que se podem adicionar.
De notar, que o maior entrave que se nota como uma dificuldade em eventos híbridos é conseguir criar coerência na experiência de marca entre os dois mundos (presencial e online).
O surgimento de eventos Híbridos
Cada vez mais se investe em ferramentas digitais para eventos, mesmo quando são presenciais. A razão disso são todos os benefícios que se podem obter deste tipo de plataformas.
Quando falamos de digital não necessita ser apenas a criação online de todo o evento. Existem inúmeras opções digitais para organização de eventos presenciais, que não incluem experiências digitais durante a realização do evento em si.
Utilização de ferramentas digitais para gestão de eventos
A utilização de tecnologias para a gestão de eventos presenciais tem sido implementada em diferentes áreas: Ferramentas de registo, automação, engagement, métricas entre outras. Sempre no sentido de conseguir obter uma promoção do evento mais direccionada ao seu público-alvo. O que se verifica é que agora, mais do que nunca, as novas tecnologias já estão a ser utilizadas para mais do que gestão do backoffice.
Existe um crescimento dos eventos que oferecem ao visitante uma nova forma de o experienciar, mas ao mesmo tempo nota-se que cada vez mais os organizadores utilizam a tecnologia para a sua gestão interna. Ambos são uma realidade dos eventos híbridos, e por isso existe um crescente números de diferentes tipos de utilizadores, equipas e públicos que utilizam as novas tecnologias para diferentes finalidades e diferentes tipos de eventos.
O futuro passará cada vez mais por um crescimento da utilização de novas tecnologias em muitos e diferentes aspectos.
Utilização de tecnologias digitais na gestão de eventos:
- Ferramentas de registo e compra de bilhetes
- Obtenção de métricas e análise de dados que ajudam a equipa de marketing na sua actividade em outros canais e meios de comunicação já utilizados
- Ferramentas de Marketing: Automação e promoção do evento
- Aplicações mobile para a organização interna
- Gestão de parcerias e patrocínios (sponsors), logística entre outros
- Integração de equipas
As ferramentas de gestão são uma mais valia em termos de poupança de tempo pois ajudam a simplificar as operações internas e externas, na gestão de sponsors, para obtenção de dados de marketing e muito mais. A maioria destas ferramentas oferecem integração com outras ferramentas de marketing que muitos já utilizam, optimizando todos os processos de CRM, automação, tracking digital, e por aí adiante.
Going Hybrid – Transforme o seu evento em híbrido
Como é que pode tornar um evento presencial num evento híbrido? É simples e pode começar com pequenos passos.
Incorpore experiências digitais na sua estratégia de eventos
Nada se compara a um evento em pessoa. Se procura criar uma nova experiência de utilizador, para agregar um evento presencial com um evento digital, existem duas questões fundamentais a ter em conta:
- O que têm os participantes e a sua organização a ganhar ao integrar ferramentas digitais?
- Consegue criar experiências que marquem, e que sejam idênticas ou melhores com este tipo de eventos híbridos?
Os eventos digitais não são uma realidade nova. Mas verifica-se que o digital é cada vez mais um complemento dos eventos tradicionais em pessoa e tudo indica que no futuro os eventos híbridos passarão a ser o mais comum.
Isto justifica-se pelos múltiplos benefícios que podem trazer para diferentes tipos de público e de equipas que integra no seu evento.
Exemplos práticos para implementar em eventos híbridos ou digitais:
- Centralizar e simplificar a informação entre equipas, o que facilita a nível de produção e organização.
- Adquirir um software de gestão de eventos para obtenção de dados e métricas mais concretos e imediatas.
- Criar sessões virtuais, outro tipo de interacções como inquéritos ou gamification, e disponibilizar mais informação de acesso rápido e facilitado através de meios digitais.
- Check In Digital – Por exemplo com emissão de bilhetes em QRCODE enviados para os telemóveis e apresentação do código à entrada, permitindo relatórios de presenças.
- Integração com ferramentas de marketing que já utiliza para melhorar as suas campanhas.
- Envio de dados e métricas concretos para os patrocinadores.
Os eventos híbridos ou mesmo digitais podem reduzir os custos ao atingir uma audiência muito maior, por não estarem restringidos a um único local físico. O custo por participante fica mais reduzido e, como tal, permite um retorno superior.
Ao criar uma estratégia para eventos híbridos não implica ter sessões, experiências e objectivos em ambos os canais. Pode passar apenas pela organização do evento. Mas pode incluir experiências digitais também para os utilizadores, e inclusivamente pode ter partes que ultrapassam a fronteira de um lado para o outro, criando ainda mais interacção com os participantes.
Boas práticas para eventos híbridos
Conseguir uma boa experiência híbrida para os seus participantes, sejam eles presenciais ou digitais pode ser multifacetada. Convém conhecer as opções que tem à sua disposição para conseguir ter sucesso.
- Identificar as necessidades dos seus participantes: defina as necessidades por prioridades – o que é mais importante para o seu público-alvo? Identifique quais as áreas onde as novas tecnologias podem fazer mais sentido.
- Determinar qual o tamanho da sua equipa de trabalho e da sua audiência, de forma a tirar o máximo partido do que as ferramentas digitais têm para oferecer. Compreenda de que modo podem adicionar valor.
- Alinhar todos os membros da sua equipa para conhecerem as ferramentas a utilizar e os objectivos a atingir, para poderem comunicar de forma activa e positiva.
- Fazer o setup dos Speakers no caso de ter sessões digitais. Apresente-lhes guias de como podem ensaiar as suas sessões e criarem uma experiência digital excepcional. Garanta que têm as ferramentas necessárias para todas as necessidades que as suas sessões requerem de forma a manter o público interessado e criarem interacção.
- Manter a atenção dos seus participantes digitais, criando expectativas, agendas, tempos para perguntas e respostas, criando actividades, promovendo as relações dos participantes entre as sessões e durante e permitindo o acesso contínuo a conteúdos on-demand.
- Lembre-se que no digital os participantes estão num local por vezes isolado ou em companhia de outras pessoas, mas longe do local do evento, e podem ter acesso a muitas possíveis distracções que o podem afastar. Tem sempre de conseguir captar a atenção dos utilizadores.
- Contrate uma equipa de profissionais com experiência no assunto de forma a obter a solução mais indicada para o seu evento, e obter melhores resultados.
