7 Conceitos de eventos digitais

Muitas empresas estão a descobrir os novos conceitos de eventos digitais. É um novo Mundo Novo.

Este tipo de eventos veio para ficar e já fazem parte integrante de muitas estratégias de comunicação de várias empresas. Mas só poderá utilizar este tipo de eventos se tiver conhecimento e competências no digital.

A popularidade dos eventos digitais tem crescido exponencialmente neste último ano. E, como nos eventos denominados tradicionais, existem diversos tipos de eventos digitais que proporcionam uma vasta gama de experiências diferentes entre si, consoante o objectivo a que se destinam, e que todos eles podem ter mais valias ao serem realizados na sua versão virtual.

Para uma boa estratégia é essencial perceber as diferenças e as mais valias de cada tipo de evento de modo a maximizar os objectivos pretendidos. E se o seu objectivo é criar um evento 100% digital, garanta que detém as competências para o fazer. Os eventos digitais são muito distintos dos tradicionais e podem trazer inúmeras dificuldades, assim como oferecem muitas mais valias.

Considere as diferentes opções quando procurar criar um novo evento, incluindo eventos híbridos (presenciais apoiados por meios digitais).

Alguns conceitos de eventos digitais

1. Virtual summit – Cimeira digital
2. Conferências digitais
3. Fórum digital
4. Feiras & exposições digitais
5. Workshop virtual
6. Virtual happy hour
7. Evento híbrido

1. Virtual summit – Cimeira digital

Conceito do evento

Os Virtual Summits são o que mais se assemelha a uma cimeira presencial, mas desta forma, através de uma experiência on-line. Este tipo de eventos é normalmente composto por uma grande quantidade de oradores e uma diversidade alargada de tópicos, embora do mesmo âmbito, e que pode ter mesmo demonstrações de produtos relacionados, dependendo da indústria ou área de negócio. É uma “reunião” para tratar de assuntos vários de interesse aos que nela tomam parte. Pode ser direccionada aos negócios B2B e B2C em simultâneo. Tem um interesse mais generalizado a nível de públicos.

Objectivos do evento

Os principais objectivos de um Virtual Summit são a angariação de novos contactos, activação de marcas ou apresentação de conteúdos relevantes para o público-alvo. São eventos que se realizam por vários dias e, apesar de serem geralmente gratuitos, podem ser geradores de receitas através da angariação de novos contactos, da venda de conteúdos exclusivos aos participantes ou de venda de espaço publicitário ou sessões patrocinadas.

Ganhos no digital

Pense numa Web summit que todos conhecemos. E transfira-a para apenas o virtual. Pode oferecer workshops de apresentação, sessões de aprendizagem ou demonstrações privadas com especialistas, oferecer descontos durante o evento para workshops ou sessões pagas para a aprendizagem de funções avançadas, tal como num evento presencial. Mas pode conseguir obter melhores métricas e mais contactos de todos os seus participantes através de registos digitais, de não ter limitação física de presença num único local, e gerar vendas online pelo mundo inteiro. Desta forma consegue chegar a um público mais vasto espalhado pelo mundo inteiro.

2. Conferência digital

Conceito do evento

A Conferência digital também é um evento de grande escala. Pode apenas um dia ou semanas consoante o tema e visa geralmente um público específico que detém alguma familiaridade com o assunto abordado. As entidades que participam dividem os conteúdos em formatos curtos e de rápido acesso. A diferença da anterior é que é gerada em torno de um assunto central e comum em determinado segmento, e cujos oradores são sociedades e grupos vistos como autoridades com conhecimento amplo sobre o assunto em debate.
Podem ser de carácter mais ou menos comercial, científico, social ou técnico. E têm geralmente espaço para os oradores responderem a perguntas do público, através de um moderador do debate.

Objectivo do evento

As conferências têm geralmente o objectivo de informar, mas também de influenciar opiniões. São importantes para criar contactos e para se manter informado sobre o que está a acontecer no setor representado. As empresas organizadoras pretendem fornecer um serviço que dá ao mercado informações e práticas de mercado focadas para executivos.
Para além do potencial contínuo de uma audiência vasta que “entra e sai” e vai interagindo, as organizações utilizam muito este tipo de evento para informar e esclarecer sobre um tema, e em simultâneo obterem a opinião do público. As organizações também podem redirecionar o conteúdo desses eventos para reforçar outras partes da sua comunicação, seja a nível comercial para a criação de conteúdos relevantes e educativos como white papers ou infográficos.

Ganhos no digital

Considerando este tipo de evento no digital as conferências podem ajudar a fazer crescer o seu público e a disseminar as suas ideias sem limitação no espaço.
Se tem como objectivo ganhar maior notoriedade no seu mercado, com este conceito de evento digital consegue exceder as expectativas do seu público com convidados do mundo inteiro que de outra forma poderiam não comparecer. Pode atrair novos públicos e debater diferentes opiniões, ao mesmo tempo que pode criar mais interacção. Obtém assim maior notoriedade para a sua organização e ganha mais visualizações dos seus conteúdos e interesse do público. Consegue garantir um crescimento de seguidores também no digital, onde o público é mais vasto, ficando com registo de contactos de interesse.
Pode oferecer mais e melhores meios aos seus oradores para interagirem com o público e distribuir informações mais duradouras no tempo. E dar a opção de voltar a visualizar sessões perdidas. O seu público não fica condicionado pelas horas de cada sessão podendo ver mais tarde ou quando quiser.

3. Fórum digital

Conceito do evento

O Fórum Digital tem uma vertente educativa e informativa. É geralmente eventos mais técnico ou científico. Utiliza-se muito para chamar a atenção para problemas e obter diferentes opiniões e ideias sobre o assunto, de forma a obter informações e sugestões para a resolução do(s) problema(s) em debate. Pode durar dias ou semanas.
Este tipo de eventos têm geralmente várias conferências, debates e apresentação de trabalhos. São habitualmente organizados por entidades consolidadas na sociedade. e centrados num tema principal. Depois são convidados diferentes oradores de diferentes países ou indústrias para apresentar e discutir opiniões sobre assuntos que decorrem de um tema principal. O tema central deve ser dividido em sub-temas para discussão ao longo de várias sessões de formato curto de forma a que os participantes seleccionem as sessões de maior interesse.

Objectivo do evento

A discussão de temas de interesse geral consegue reunir uma audiência vasta e de vários estilos, relacionada com o assunto em causa de forma a influenciar ideias. É habitual que estes eventos tenham como ojectivo chamar a atenção para um problema em particular e não se limitam a especialistas nem autoridades sobre o assunto.
As organizações podem utilizar este tipo de evento para obter informações e opiniões distintas, novas ideias e assim atrair mais interesse no tema central. Podem inclusivamente ter inquéritos, votações (polls) e pedidos de avaliação (surveys) para conseguirem obter mais informação acerca dos interesses e estilos de vida dos participantes.
A estratégia pode passar por distribuir conteúdos relevantes acerca dos temas em questão ou mesmo comercializar materiais relacionados e angariar mais informação para o seu objectivo final. Esta é uma boa forma de ganhar maior confiança do mercado e do público que pretendem atingir.

Ganhos no digital

Uma organização que tenha interesse em agrupar pessoas sobre um assunto político e discutir determinadas ideias sobre o tema, pode convidar pessoas de renome que apresentem a sua opinião justificada, assim como estudantes que expõem as suas opiniões e contraditórios – pelo mundo inteiro, sem qualquer limitação. Desta forma podem ganhar notoriedade como organização, ou apenas consciencializar sobre problemas e alternativas a um nível mais global. Consegue obter contactos e informações que lhe permitem criar materiais para distribuir em meios digitais e chegar a um público muito mais alargado, obtendo resultados de retorno muito superiores.

4. Virtual trade show (Feiras & exposições digitais)

Conceito do evento

Este tipo de evento procura ser uma experiência semelhante aos eventos presenciais para apresentar produtos e serviços, mas têm sempre um custo menor para todos, evitando deslocações, viagens e toda a logística local do evento.

Objectivo do evento

Num evento virtual em que se perde a possibilidade de marketing one-to-one, ganha-se a capacidade de atingir uma audiência muito mais alargada. Este tipo de evento pode servir para lançar novos produtos, ganhar novos contactos de qualidade (leads). A experiência é geralmente de acesso gratuito, e o objectivo pode ser a venda final de produtos oferecendo descontos apenas neste meio.

Ganhos no digital

Uma empresa de packaging, pode apresentar um Virtual Trade Show durante um período de tempo longo, aberto 24 horas por dia, 7 dias por semana, para dar a conhecer novos modelos, vendendo directamente online todos os seus produtos. Pode estender os dias da feira por mais tempo com custos menores. Pode reunir patrocinadores que criem webinars com demonstrações de utilização e apresentação de produtos e novos materiais que os utilizadores podem assistir quando quiserem e não num dia e hora agendados. Pode oferecer amostras (sample kits) com um custo apenas de portes de envio para fomentar a interacção com potenciais clientes ou distribuidores e ganhar novos mercados e canais de vendas online.

5. Workshop virtual

Conceito do evento

Os workshops virtuais são uma forma muito simples de fornecer conteúdos rápidos sobre qualquer tema.
Têm uma grande interacção dos participantes que querem aprender mais para poderem colocar em prática no seu próprio negócio ou vida pessoal, principalmente se os formadores forem profissionais reconhecidos da área.

Objectivo do evento

São eventos geralmente curtos, horas ou 1 dia, e são importantes para a capacitação de pessoas, ou para construir a sua marca. São uma forma de profissionais activos conseguirem obter uma formação continuada.
Para quem os lecciona é uma forma de obterem maior notoriedade.

Ganhos no digital

Crie um Workshop sobre um dos seus serviços mais importantes, apresentando insights sobre boas práticas baseado na sua própria experiência. Não veja isto como perder negócio, mas para mostrar capacidade e criar reconhecimento. Angarie contactos válidos e com interesse nos seus workshops ou produtos relacionados, de forma a fazer crescer o seu negócio. Aqui consegue obter contactos para poder comunicar as suas novidades e fazer a sua comunicação chegar a um público vasto e que sabe que já tem interesse na sua oferta.

6. Virtual happy hour (ou almoço virtual)

Conceito do evento

Nem todos os eventos têm de ser educativos ou com um objectivo de venda. Podem ser mais informais. E aqui temos a Happy hour virtual que permite que utilizadores de todo o mundo se unam para descontrair do dia a dia, ou até falar sobre questões do trabalho.

Objectivo do evento

Quando existe distanciamento físico é importante dar aos colaboradores um momento de relax e interacção com os seus colegas. Este tipo de evento é geralmente criado por grandes empresas e não tem como objectivos vendas ou angariar novos leads. Mas ajuda os colaboradores a manterem o contacto uns com os outros, ou até mesmo com clientes e fornecedores.

Ganhos no digital

Crie uma happy hour onde todos se podem reunir (colaboradores, clientes e fornecedores, ou até mesmo administradores) e dê a opção de criarem as suas próprias salas de chat para grupos mais pequenos discutirem assuntos do dia ou de trabalho, consoante tiverem interesse.

7. Evento híbrido

Conceito do evento

Um evento híbrido é uma combinação de um evento tradicional e presencial com as mais valias que o digital tem para oferecer. Este tipo de evento já faz parte de muitas estratégias de marketing, pelo potencial que os eventos in-person oferecem aliado às capacidades do digital. Permitindo assim obter mais e melhores métricas sobre resultados. Qualquer um dos conceitos de eventos digitais indicados pode converter em evento híbrido tendo ganhos adicionais.

Objectivo do evento

Em qualquer tipo de evento, pode aliar a novas tecnologias digitais para obter melhores resultados.
Os eventos híbridos procuram sempre aumentar: a interação, a flexibilidade para os participantes e a obtenção de métricas. Estes são os principais objectivos que procura que realiza este tipo de evento, que é semi-digital. Pode dar aos participantes opções de sessões apenas em digital. Os participantes podem escolher deslocar-se presencialmente ao local do evento, ou interagir apenas de forma virtual nas sessões disponíveis. Consegue obter grande notoriedade de marca (brand awareness) e gerar novos contactos de interesse elevado, aliados a dados mensuráveis através de plataformas digitais.

Ganhos no digital

Por exemplo: Crie um evento de promoções de viagens exclusivas durante uma semana, repartindo a promoção em dias de compra em loja e dias de compras online. Defina as datas para cada fase da campanha – online e presencial na loja. Dê um tempo mais alargado para o meio que julga ser o preferido dos seus habituais clientes. Online pode fazer apresentação de novos serviços, com parceiros, criar conteúdos mais relevantes e de rápido acesso, fazer demonstração de locais e viagens com representantes de diferentes parceiros em diferentes países, consoante as opções que tem na sua carteira para promover.
E distribua os seus folhetos comerciais sem o custo de impressão a todos os contactos que se registaram, fazendo crescer assim o seu potencial de negócio.

Os benefícios são claros, não perde a interacção em pessoa e ao mesmo tempo consegue atingir um público mais alargado e oferecer outro tipo de conteúdos que geram interacção do público.

Como escolher o conceito de evento adequado?

Nem todo o tipo de eventos são iguais. Procure o conceito que lhe parece ser o mais adequados ao seu tipo de negócio. Informe-se das opções tecnológicas que pode ter à sua disposição num conceito de evento digital. Pode ter sempre a ganhar o registo eletrónico dos participantes e respectivos contactos que podem ser uma mais valia na angariação de novos negócios. Assim como poderá ter a possibilidade de obter informações valiosas para o seu deparmento de marketing digital.

Ao criar qualquer evento tenha em mente:

1. Os seus objectivos: Gerar novos contactos? Construir notoriedade de marca? Apresentar produtos? Pense no resultado que espera obter com o evento.
2. Pesquise o que já se faz: Pesquise por eventos da concorrência e não só, de forma a obter boas práticas e lições do que não fazer quando organizar o seu evento digital. Pense também em eventos digitais a que assistiu nos últimos tempos e quais os pontos positivos e negativos a reter.
3. Questione o seu público-alvo: Pergunte aos seus consumidores, seja de forma mais informal ou formal, através de emails, de votações ou questionários de serviço, que conteúdos são mais relevantes e despertam maior interesse, e o que esperam obter de um evento digital. Desta forma consegue mais facilmente atingir os objectivos dos seus consumidores. O consumidor deve ser o seu ponto de foco principal, visto que será ele quem vai criar o sucesso ou insucesso do seu evento.
4. Escolha a tecnologia mais adequada: Existem inúmeras opções de recursos e plataformas digitais. Compare os diferentes modelos e funcionalidades de cada um, procure ajuda profissional e perceba qual cumpre melhor os seus objectivos. Ofereça as funcionalidades que pretende e que lhe vão dar os indicadores que procura obter da plataforma. Se a interacção e métricas são importantes, garanta que a plataforma para gestão do seu evento tem a capacidade de lhe mostrar os dados que precisa. Pode demorar algum tempo a encontrar a plataforma mais adequada, mas escolher uma qualquer pode ser uma grande desilusão no final, não conseguindo medir o sucesso do seu evento como pretendia.

Esqueça tudo o que já sabe sobre eventos e verifique como podem as novas tecnologias contribuir para a optimização dos seus eventos.

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Obtenha as ferramentas adequadas para o seu evento digital

Os eventos digitais podem ajudá-lo a ligar-se ao seu público mas é importante que tome tempo para compreender os diferentes conceitos e ferramentas para a gestão de eventos digitais antes de começar.

Garanta que tem as competências técnicas necessárias com equipas profissionais e plataformas tecnológicas adequadas para atingir aos seus objectivos. O esforço e tempo que gasta com o planeamento e selecção inicial permitir-lhe-ão obter melhores frutos no final.

Depois existem inúmeras opções que pode desenvolver a nível de marketing digital para melhorar a itneracção com os seus eventos. Veja aqui uma Landing Page de exemplo, para um evento digital apenas de demonstração, com apresentação de oradores, agenda e aquisição de bilhetes online. Tudo isto pode estar interlagado com o seu sistema de CRM ou de envio de newsletters.